Bookacamp News

Latest & Greatest Updates Sommer Edition 15.10.2024

✨ Wissenswertes

• Durchgang absagen mit eigener E-Mail-Vorlage

  Solltest du einen Durchgang absagen müssen, zum Beispiel wegen zu geringer Teilnahmezahlen, gibt es die E-Mail-Vorlage (|booking-session-cancellation|). Damit kann diese Vorlage einen anderen Inhalt haben, als die bisherige E-Mail zur Stornierung einer Buchung.

• Geschlechtsabhängige Warteliste

  Bisher war die Buchung einer Warteliste nur möglich, wenn alle Plätze eines Angebots bereits gebucht waren. Mittlerweile reagiert das System feinfühliger und man kann sich auch dann auf die Warteliste setzen, wenn noch ein regulärer Platz für ein anderes Geschlecht buchbar ist.

• Automatisierte Whatsapp-Kommunikation mit Chatlyn

  Chatlyn ist ein Tool zur Marketingautomatisierung. Die Übertragung der Kontakte zu Chatlyn war Schritt eins. Seit einiger Zeit ist es nun auch möglich, dass Bookacamp einen Trigger an Chatlyn sendet, sodass aus Chatlyn heraus automatisierte Whatsapp-Kommunikationsabläufe starten. Das geschieht nach der Buchungsbestätigung und dann, wenn Kund*innen eingecheckt werden, zum Beispiel um den Eltern Bescheid zu geben, dass das Kind wohlbehalten vor Ort ist.

• Sammelversand an Gruppen-Anmelder*innen

  Über den Durchgang ist es möglich eine Sammel-E-Mail nur an die Anmelder*innen von Gruppen zu senden. Dort werden im Unterschied zum normalen E-Mail-Sammelversand die E-Mail-Vorlagen von Gruppen unterstützt.

• Nationalität in Demografie-Übersicht

  In der für jeden Durchgang abrufbaren Demografie-Übersicht werden nun auch die Nationalitäten aufgeführt.

• Anzeige der Camp-Leitung auf Buchungsdetailseite

  Sofern im Teamer-Addon eine Position als Führungsposition definiert ist, ermittelt das System beim Öffnen der Buchung die Camp-Leitung und zeigt sie an. Während und nach der Saison ist das nützlich, falls sich Eltern melden und man die Ansprechperson vor Ort direkt sehen will.

😎 Teamer-Addon

• Freie Fragen im Master Export

  Der Master-Export ist eine Excel-Liste mit sehr vielen Daten aus der Datenbank, die zur Weiterverarbeitung, Analyse oder Datensicherung exportiert werden können. Darin enthalten sind seit einigen Wochen auch die Fragen und Antworten der Freien Fragen, die bei der Bewerbung oder im Fragenbogen gestellt werden können.

• Ampelsystem in Einsatzplanung

  In der Einsatzplanung für das Betreuungspersonal hatten wir schon immer eine Farbnomenklatur. Diese haben wir angepasst, kontrastreichere Farben benutzt und durch eine Legende ergänzt.

• Profillogin an Zusage knüpfen

  In den Account-Einstellungen kannst du aktivieren, dass mit einer Zusage für einen Einsatz automatisch die Einladung für das Profillogin erfolgt. Vorher wird geprüft, ob das Login schon vorhanden ist.

• Vordefinierte Rollen im Profillogin

  Das Login für das Personal hat mittlerweile recht viele unterschiedliche Zugriffsrechte. Wende dich gern an unseren Support, wenn wir die Rechte zu Rollen zusammenfügen sollen und du somit nur ein Knopf drücken musst, um alle Rechte der Rolle zu vergeben.

• E-Mail für Notiz vom Betreuungspersonal bekommen

  Wenn im Profillogin eine Notiz für eine Buchung hinterlegt wird, kannst du dir in deinen persönlichen Einstellungen eine Notification per E-Mail aktivieren.

• Sammel-Aktionen zum Saisonwechsel

  Falls aktuell der Wechsel auf die neue Bewerbungsphase für 2025 ansteht, ist Folgendes interessant für dich: Im Saisonwechsel-Feature kann man nun gesammelt für viele Betreuerprofile Aktionen ausführen. Mit dabei ist das Löschen und archivieren der Profile, aber auch das Zurücksetzen auf den Profilstatus bestätigt.

𖨆𖨆𖨆𖨆 Group Suite

• Leistungen pro Gruppe

  Bei Gruppenangeboten kann es sein, dass man ein Angebot nicht pro Person, sondern nur für die ganze Gruppe macht, zum Beispiel, weil die Buchungs eines Busses einen Gesamtpreis hat. Bei der Eingabe der Transfers / Zusatzleistungen und Aktivitäten kann man wählen, ob es sich um einen Preis pro Person oder Gesamtpreis der Gruppe handelt. Dieses Feature ist recht neu und wird deswegen auf Anfrage freigeschaltet.

• Zeiträume ganzer Zimmerkategorien sperren

  Bisher konnten man bereits einzelne Räume für einen bestimmten Zeitraum blockieren. Diese Funktion haben wir erweitert, sodass nun auch ganze Zimmerkategorien gesperrt werden können. Nützlich ist das zum Beispiel im Winter, wo die Unterbringung in Zelten eher ungünstig sein kann. Auf diese Weise muss man nicht alle einzelnen Räume anklicken.

• Reservierung Auf Anfrage

  Stellt das System fest, dass für einen Zeitraum und Gruppengröße nicht genug Platz ist, zeigt es normalerweise den Zeitraum als nicht buchbar an. Will man den Kontakt trotzdem haben, kann man in den Account-Einstellungen aktivieren, dass die Zeiträume auf Anfrage buchbar sind.

• Eingrenzung des Wochentags

  Bei der Eingabe jedes Programmangebots kann entschieden werden, ob der Start des Angebots nur für einen bestimmten Wochentag möglich ist. So kann man machen, dass Klassenfahrten zum Beispiel immer montags starten.

• Rechnungspositionen type and suggest

  Die Rechnungen für Gruppen können als Entwurfsrechnungen gespeichert werden. So kann man, während das Angebot läuft, Änderungen vornehmen und Leistungen hinzufügen / entfernen, ohne eine neue Rechnung zu erstellen und die alte zu stornieren. Beim Hinzufügen schlägt das System bereits vorhandenen Pakete vor, die man dann direkt auswählen kann. Damit wird der Preis sofort eingefügt.

• Platzhalter für Zahlungsinformationen

  Die E-Mail-Vorlagen für Gruppen wurden erweitert, sodass mit neuen Platzhalter Informationen über die Höhe der Rechnung, Anzahlungsbeträge und Restzahlungsbeträge eingefügt werden können.

• Gültigkeitszeiträume für Programmangebote

  Bei der Eingabe von direkt buchbaren Programmangeboten ist der Kalender einschränkbar, sodass zum Beispiel Winterangebote nicht im Sommer auftauchen.

• Automatisierte Erstellung der Angebotsdokumente

  Für eine Reservierungs- oder Buchungsbestätigung ist das System neuerdings in der Lage, die briefähnlichen Dokumente zum Drucken oder Verschicken per E-Mail zu erstellen. Die Texte der Vorlagen können in den Account-Einstellungen hinterlegt und bearbeitet werden.

🏢 Versicherung

• Gültige Versicherung bei Stornierung der Buchung

  Wenn der Veranstalter ein Angebot absagt und die Buchung eine aktive Versicherung hat, würde die Versicherung trotzdem auf der Stornorechnung erscheinen. Weil die Absage vom Veranstalter kommt, haben wir gemacht, dass man die Versicherung entfernen kann, sodass die Buchung auf null Euro storniert werden kann.

Autor: Mathias Methner

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