Neue Features und Updates 06.09.2022
Da hat sich einige interessante Features angesammelt, seit dem letzten Feature Update. Die Saison ist so gut wie zu Ende und jetzt ist Zeit für ein bisschen Urlaub, Verschnaufen und Kraft für den Auftakt im Herbst finden. Bestimmt ist es da auch eine ruhige Minute, um sich mit den folgenden Updates auf den neusten Stand zu bringen.
🤩 Das Highlight
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Sofortiger Checkout
Bookacamp kann Buchungen automatisch bestätigen. Das ist insbesondere am Anfang der Saison - meistens von November bis März - sehr komfortabel, da man sich als Veranstalter zurücklehnen kann und die Arbeit von der Software erledigt wird. Bietet man seinen Kunden zusätzlich eine bequeme Online Zahlung über einen der zahlreichen Online Payment Provider an, wird dem Kunden neuerdings direkt nach der Buchung die Rechnung angezeigt und die Bezahlung kann starten. Das funktioniert genauso wie in jedem Online-Shop. Die Zahlungsart wird ausgewählt, die Zahlung bestätigt und wie im Handumdrehen ist das Geld auf dem Konto.
✨ Wissenswertes
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Filter nach buchbaren Angeboten
Im Backoffice im Filterpanel für die Durchgänge und Veranstaltungen befindet sich eine Option, um nach buchbaren Angeboten zu suchen. Gerade am Ende der Saison ist das hilfreich bei der Beratung der Kunden, um schnell die Angebote zu finden, wo Plätze frei sind. -
Durchgänge absagen
Es gibt bei der Durchgangsverwaltung über die Funktion mehr die Möglichkeit, einen Durchgang als abgesagt zu klassifizieren. Beim Absagen eines Durchganges werden alle dazugehörigen Buchungen automatisch in einem Schritt storniert. Das nimmt dir Arbeit ab, da die Stornomails und Rechnungsstornierung direkt mit erledigt werden. -
Feedback aussetzen
Ab sofort ist es möglich, einzelne Durchgänge im Versand der automatischen Feedbackanfrage zu ignorieren. Nützlich kann das in Bezug zu Agenturen oder Firmen sein, die ihre eigenen Feedbacksysteme nutzen. Die neue Einstellung ist im Expert/innenenmodus im Bereich Kommunikation zu finden. -
Reiseabbruch & Stornierungen
Das Datum und die Hintergründe von Stornierungen und Reiseabbrüchen können nun verändert werden. Unter Buchung bearbeiten direkt auf der jeweiligen Buchungsdetailseite gibt es das neue Eingabefeld. Zudem werden Buchungen mit dem Status storniert oder abgebrochen bei den automatischen Feedbackanfragen nicht berücksichtigt.
Wozu braucht man das?
Um die Abrechnung mit der Herberge zu verbessern und auszuschließen, dass automatische E-Mails weiterhin versendet werden. Auch die Saisonnachbereitung profitiert von den Daten. -
Verbesserung der Kapazitätsabfrage bei Geschwisterbuchungen
Es ist möglich mehr als eine/n Teilnehmenden pro Buchung anzumelden. Unsere Algorithmen, die die Anzahl der freien Plätze berechnen, wurden angepasst und überprüfen inzwischen schon direkt beim Hinzufügen weiterer Teilnehmender, wie der Auslastungsstand ist. Ist das Camp voll, wird die Buchung verhindert. -
Self-Service Wartelistenstornierung
Oft werden bestimmte Angebote über Wartelisten realisiert, zum Beispiel weil Plätze über Stipendien vergeben werden oder Firmen die Anmeldelisten erst freigeben wollen. Insbesondere wenn solche Anmeldungen erstmal nichts kosten, gibt es eine recht hohe Rate an No Shows, das heißt die Kinder tauchen ohne Absage einfach nicht im Camp auf. Das ist ärgerlich, wären andere doch gern mitgefahren. Es ist sinnvoll, vor dem Camp nochmal nachzufragen, ob die Anmeldung noch aktuell ist. Das geht über den E-Mail-Sammelversand im System und dafür gibt es brandneu nun auch Platzhalter, über die die Eltern ihre Anmeldung selbst stornieren bzw. abmelden können. Die Abmeldung ploppt im internen Nachrichtensystem auf und schon kann der Platz nachbesetzt werden.
💰 Alles was mit Geld zu tun hat
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Steuernummer des Kunden auf der Rechnung
Es kommt manchmal vor, dass Firmen ihre eigene Steuernummer auf der Rechnung sehen wollen. Dazu muss im Kundendatensatz im Backoffice die Steuernummer eingegeben werden und schon wird sie unter dem Adressfeld auf der Rechnung eingefügt. -
Kund/innen mit Lastschrift ohne Zahlungserinnerung
Das System ist in der Lage bei offenen Zahlungen eine automatische Erinnerung zu schicken. Die Aktivierung erfolgt in den eigenen Account-Einstellungen. Für Buchungen, die per Lastschrift bezahlen, wurde diese Erinnerung bisher auch verschickt. Dass es da nicht zu Missverständnissen kommt, wird das jetzt verhindert. -
Zahlungseingänge auf der Barkasse
Wer schonmal Buchhaltung selbst gemacht hat, kann mit den Geldkonten Bank (1200) und Barkasse (1000) etwas anfangen. Damit werden buchhalterisch Geldflüsse getrennt. Wenn Eltern einen Betrag vor Ort in bar bezahlen, wird das häufig in eine Barkasse mit Papierquittung und eigenen Buchführungsregeln gebucht. Der Betrag muss trotzdem bei der Buchung gespeichert werden, weil sonst Zahlungserinnerungen oder Mahnungen verschickt werden könnten. Trägt man die Zahlung bei der Buchung ein, steht die Auswahl zwischen beiden Konten zur Verfügung. Vorausgewählt ist immer das Konto 1200 Bank. Buchungen auf die Barkasse werden in der weiterführenden Buchhaltung, zum Beispiel über unsere DATEV Schnittsstelle ignoriert. -
Verbessertes Mahnwesen
Zahlungserinnerung - Mahnung1 - Mahnung2 - Inkasso. Aber in welchem Status ist die Buchung eigentlich gerade? Das Mahnsystem wurde intern vom Buchungsstatus entkoppelt und so ist ersichtlich, wann eine Rechnung angemahnt wird und es ermöglicht Mahnungen auf Stornorechnungen. Damit einhergehen natürlich auch bessere Filter und eine bessere Kontrolle. Bleibt zu hoffen, dass diese Funktionen so selten wie möglich Verwendung finden.
😎 Teamer-Addon
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Kennst du schon den Profillogin?
Der Profillogin erlaubt es deinen Betreuenden eigene Daten zu aktualisieren, Fragebogen und Dokumente zu pflegen und die Wünsche für die nächsten Einsätze anzumelden. Neu ist, dass die Teamer die Teilnahmelisten ihrer Camps selbst downloaden können. Damit sind die Daten immer aktuell. Als Bonus stellt Bookacamp sicher, dass die Teamer Datenschutzanforderungen bestätigen müssen und es wird protokolliert, wann welche Listen gespeichert wurden. Zu guter letzt gibt es weniger Papier, das freut die Umwelt und den Geldbeutel.
Autor: Mathias Methner